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Provo City School District

Canyon Crest Elementary School

Parents/Guardians,

The safety and security of our students, faculty/staff, and building are a top priority.  I am grateful to our Safety Committee who come together regularly to discuss ways we can continually enhance school-wide safety.  The intention of this correspondence is to provide you with an update in regards to implementing a secure vestibule with a visitor management system.

A secure vestibule is a secured space between two sets of doors, which serves as a check-in area.  Once a visitor has checked-in and been identified as an authorized visitor, the doors from the vestibule area to the school are unlocked.  This added layer of security will increase and strengthen school safety.

Provo City School District and Canyon Crest Elementary School plan to implement a secure vestibule procedure (also referred to as a visitor management system).  This procedure will require visitors, including parents/guardians, to check-in at an electronic kiosk upon arrival.  All visitors will need to follow these steps:

  1. Bring a government-issued ID.  (If a visitor forgets to bring a government-issued ID, the visitor can press the call button near the kiosk to speak directly to a secretary for assistance.)
  2. The visitor should report directly to the visitor management kiosk in the secure vestibule area.
  3. Select English or Spanish by clicking the language option at the top right-hand corner of the screen.
  4. Scan government-issued ID barcode.  The first time using the system, the kiosk will take a photo of the visitor to use as a visitor badge.  After taking the photo, the visitor will be prompted to the next step.
  5. Then, the visitor should select the reason for visiting or identify the destination within the school.  When the system confirms your visitor status, a visitor badge will print in the main office.  Visitors must wear a badge at all times while on school grounds.
  6. Once the visitor has completed these steps, the visitor will need to press the call button located near the kiosk.  The secretary will then open the door and the visitor may proceed to pick up the visitor badge from the main office.  The visitor badge will include the visitor’s name, photo, date, time of entry, and destination within the school.  The visitor management system will not use visitor information for any other purpose other than school safety reasons.
  7. When the visitor is finished, the visitor should return to the main office to hand in the visitor badge to the secretary.  The visitor should then directly go to the kiosk in the secure vestibule to check-out by re-scanning the government-issued ID.

The visitor management system materials (e.g., kiosk) have been ordered.  At this time, we are waiting for the delivery.  Because this system and procedure are new, we ask that you be patient with us as we learn the process and work out any complications.

Please Note: Currently, we are waiting for the visitor management kiosk to arrive.  In the meantime, our Safety Committee has determined to keep the set of doors at the main entrance leading into the school building locked at all times.  This will start on Thursday, August 25.  If a visitor comes to the school, the visitor must press the call button in the secure vestibule area and wait for someone from the main office to answer and unlock the doors.

We thank you in advance for your understanding and support as we implement practices that will elevate school safety for students and faculty/staff.  Please let our administrative assistant, Tiffany McCloud, know if you have any questions (tiffanymc@provo.edu).

Best,

Canyon Crest

Seguridad escolar - Vestíbulo seguro y sistema de gestión de visitantes

Padres/Tutores,

La seguridad de nuestros estudiantes, profesores y personal, y el edificio son una prioridad. Estoy agradecido a nuestro Comité de Seguridad que se reúne regularmente para discutir las formas en que podemos mejorar continuamente la seguridad en oda la escuela. La intención de esta correspondencia es proporcionarle una actualización con respecto a la implementación de un vestíbulo seguro con un sistema de gestión de visitantes.

Un vestíbulo seguro es un espacio seguro entre dos conjuntos de puertas, que sirve como área de registro. Una vez que el visitante se ha registrado y se ha identificado como visitante autorizado, las puertas del vestíbulo se desbloquean. Esta capa de seguridad añadida aumentará y reforzará la seguridad de la escuela.

El Distrito Escolar de la Ciudad de Provo y la Escuela Primaria Canyon Crest planean implementar un procedimiento de vestíbulo seguro (también conocido como sistema de gestión de visitantes). Este procedimiento requerirá que los visitantes, incluidos los padres/tutores, se registren en un quiosco electrónico a su llegada. Todos los visitantes endrán que seguir estos pasos:

  1. Traer una identificación emitida por el gobie o. (Si un visitante se olvida de raer una identificación emitida por el gobie o, el visitante puede pulsar el botón de llamada cerca del quiosco para hablar directamente con una secretaria para obtener ayuda.)
  2. El visitante debe presentarse directamente en el quiosco de gestión de visitantes en la zona del vestíbulo de seguridad.
  3. Seleccione el inglés o el español haciendo clic en la opción de idioma situada en la esquina superior derecha de la pantalla.
  4. Escanee el código de barras del documento de identidad emitido por el gobie o. La primera vez que utilice el sistema, el quiosco omará una foto del visitante para utilizarla como arjeta de identificación. Después de omar la foto, el visitante pasará al siguiente paso.
  5. Entonces, el visitante deberá seleccionar el motivo de la visita o identificar el destino dentro de la escuela. Cuando el sistema confirme su condición de visitante, se imprimirá un distintivo de visitante en la oficina principal. Los visitantes deben llevar el distintivo en odo momento mientras se encuentren en el recinto escolar.
  6. Una vez que el visitante haya completado estos pasos, deberá pulsar el botón de llamada situado cerca del quiosco. La secretaria abrirá entonces la puerta y el visitante podrá proceder a recoger el distintivo de visitante en la oficina principal. El distintivo de visitante incluirá el nombre del visitante, la foto, la fecha, la hora de entrada y el destino dentro de la escuela. El sistema de gestión de visitantes no utilizará la información de los visitantes para ningún otro propósito que no sea el de la seguridad escolar.
  7. Cuando el visitante haya erminado, deberá volver a la oficina principal para entregar el distintivo de visitante a la secretaria. A continuación, el visitante deberá dirigirse directamente al quiosco del vestíbulo de seguridad para realizar el registro de salida volviendo a escanear el documento de identidad emitido por el gobie o.

Se han pedido los materiales del sistema de gestión de visitantes (por ejemplo, el quiosco). En este momento, estamos esperando la entrega. Debido a que este sistema y procedimiento son nuevos, le pedimos que sea paciente con nosotros mientras aprendemos el proceso y resolvemos cualquier complicación.

Por favor, enga en cuenta que actualmente estamos esperando que llegue el quiosco de gestión de visitantes. Mientras anto, nuestro Comité de Seguridad ha determinado mantener el conjunto de puertas en la entrada principal que conduce al edificio de la escuela cerrada en odo momento. Esto comenzará el jueves 25 de agosto. Si un visitante viene a la escuela, debe presionar el botón de llamada en el área del vestíbulo seguro y esperar a que alguien de la oficina principal responda y desbloquee las puertas.

Le agradecemos de antemano su comprensión y apoyo mientras implementamos prácticas que elevarán la seguridad escolar para los estudiantes y el personal docente/personal. Por favor, avise a nuestra asistente administrativa, Tiffany McCloud, si iene alguna pregunta (tiffanymc@provo.edu).

Mejor,

Canyon Crest

 

Spanish Translation by DeepL

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